Digi­ta­li­sie­rung & Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung – Effi­zi­en­te Lö­sun­gen für Un­ter­neh­men in Ös­ter­reich

Reduzieren Sie manuelle Arbeit durch Digitalisierung und Prozessautomatisierung

Wir analysieren Ihre Geschäftsprozesse, identifizieren konkrete Automatisierungspotenziale und zeigen Ihnen, welche Abläufe digitalisiert, Systeme verbunden und Arbeitsschritte automatisiert werden können.

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Unsere Leistungen für Digitalisierung und Prozessautomatisierung

Wir analysieren Ihre Geschäftsprozesse, bewerten konkrete Digitalisierungspotenziale und setzen passende Lösungen technisch um. Dabei berücksichtigen wir bestehende Systeme, manuelle Arbeitsschritte und die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit jeder Maßnahme.

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Prozessanalyse und Potenzialbewertung

Wir untersuchen Abläufe, Systeme, Datenflüsse und manuelle Arbeitsschritte und priorisieren geeignete Maßnahmen.

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Geschäftsprozesse digitalisieren

Wir ersetzen Papier, Excel-Zwischenlösungen und unübersichtliche Abläufe durch klar strukturierte digitale Prozesse.

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Prozesse und Workflows automatisieren

Wiederkehrende Tätigkeiten, Freigaben, Benachrichtigungen und Datentransfers werden zuverlässig automatisiert.

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Systeme und Schnittstellen verbinden

Wir verbinden ERP, CRM, Buchhaltung, Dokumentenmanagement und weitere Anwendungen zu durchgängigen Abläufen.

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Individuelle digitale Lösungen entwickeln

Wenn Standardsoftware nicht ausreicht, entwickeln wir Anwendungen, Erweiterungen und interne Tools für Ihren Prozess.

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Robotik und Cobots integrieren

Wir bewerten physische Automatisierungspotenziale und begleiten die Auswahl und Integration geeigneter Lösungen.

Digitalisierungspotenzial besprechen

Unsere Leistungen im Detail

Prozessanalyse und Potenzialbewertung

Am Anfang steht die genaue Betrachtung Ihrer bestehenden Abläufe.

Wir analysieren, wie Informationen durch Ihr Unternehmen fließen, welche Systeme verwendet werden und an welchen Stellen unnötige manuelle Arbeit entsteht.

Dabei betrachten wir insbesondere:

• wiederkehrende Arbeitsschritte
• beteiligte Mitarbeitende und Abteilungen
• eingesetzte Software
• Datenquellen und Dokumente
• Medienbrüche und Fehlerquellen
• technische Abhängigkeiten

Anschließend bewerten wir jeden Prozess nach Nutzen, Aufwand, Automatisierbarkeit, Risiko und technischer Machbarkeit.

Das Ergebnis ist eine klare Priorisierung: Sie erkennen, welche Prozesse zuerst digitalisiert oder automatisiert werden sollten.

Geschäftsprozesse digitalisieren

Viele betriebliche Abläufe sind nur teilweise digital. Informationen liegen in E-Mails, Excel-Dateien, Papierdokumenten und unterschiedlichen Programmen.

Dadurch entstehen Rückfragen, doppelte Arbeit und unterschiedliche Datenstände.

Wir entwickeln daraus strukturierte digitale Prozesse, beispielsweise durch:

• digitale Formulare
• zentrale Datenerfassung
• mobile Dokumentation
• digitale Freigaben
• transparente Bearbeitungsstände

Dabei übertragen wir bestehende Probleme nicht einfach in ein neues System. Zuerst wird der Prozess vereinfacht und anschließend sinnvoll digital umgesetzt.

Prozesse und Workflows automatisieren

Wiederkehrende und regelbasierte Arbeitsschritte können häufig automatisiert werden.

Typische Anwendungen sind:

• Dokumente automatisch erfassen und zuordnen
• Daten aus E-Mails und Formularen übernehmen
• Freigaben auslösen
• Benachrichtigungen versenden
• Informationen zwischen Systemen übertragen
• Berichte und Auswertungen vorbereiten

Je nach Anforderung setzen wir geeignete Workflow-Plattformen, Schnittstellen oder individuelle Lösungen ein.

Ausnahmen, Kontrollen und notwendige menschliche Entscheidungen werden weiterhin berücksichtigt.

Systeme und Schnittstellen verbinden

Viele Unternehmen verfügen bereits über geeignete Software. Häufig fehlt jedoch eine zuverlässige Verbindung zwischen den Anwendungen.

Wir verbinden unter anderem:

• ERP-Systeme
• CRM-Systeme
• Buchhaltungssoftware
• Dokumentenmanagement
• Zeiterfassung
• Microsoft 365
• branchenspezifische Systeme

Über Schnittstellen, APIs, Webhooks oder individuelle Integrationen entstehen durchgängige digitale Abläufe.

Dadurch entfallen manuelle Exporte, doppelte Dateneingaben und fehleranfällige Übertragungen.

Individuelle digitale Lösungen entwickeln

Wenn Standardsoftware einen wichtigen Prozess nicht ausreichend unterstützt, entwickeln wir passende Anwendungen oder Erweiterungen.

Dazu gehören beispielsweise:

• interne Webanwendungen
• digitale Formulare
• mobile Lösungen
• Kunden- und Mitarbeiterportale
• Dashboards
• Projekt- und Baustellendokumentation

Die Software wird gezielt in den bestehenden Prozess und die vorhandene Systemlandschaft integriert.

Individuelle Softwareentwicklung ansehen →

Robotik und Cobots integrieren

Automatisierung betrifft nicht nur digitale Büroprozesse.

Auch physische Abläufe in Produktion, Logistik oder Materialhandling können automatisiert werden.

Wir betrachten unter anderem:

• Prozessablauf
• Taktzeit
• Variantenvielfalt
• Sicherheitsanforderungen
• Schnittstellen zu Maschinen und Software
• wirtschaftlichen Nutzen

Auf dieser Grundlage bewerten wir, ob Robotik, Cobots oder andere physische Automatisierungslösungen sinnvoll eingesetzt werden können.

KI als Ergänzung der Prozess­automatisierung

Künstliche Intelligenz kann unterstützen, wenn unstrukturierte Inhalte verarbeitet werden müssen.

Typische Anwendungen sind:

• Dokumente erkennen und klassifizieren
• relevante Daten extrahieren
• E-Mails und Anfragen vorsortieren
• interne Informationen durchsuchen
• Texte oder Daten zusammenfassen
• Antworten vorbereiten

KI ist jedoch nicht für jeden Prozess notwendig.

Wir prüfen zuerst, ob klassische Workflows, Schnittstellen oder regelbasierte Automatisierungen die Aufgabe zuverlässiger und wirtschaftlicher lösen können.

KI-Lösungen für Unternehmen ansehen →

Strukturierte Prozessbewertung

Wir bewerten jeden Prozess einzeln

Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden. Eine technisch mögliche Lösung ist nicht automatisch wirtschaftlich sinnvoll.

Deshalb analysieren wir jeden relevanten Ablauf anhand klarer organisatorischer, technischer und wirtschaftlicher Kriterien.

Das Ergebnis: eine nachvollziehbare Entscheidung für jeden untersuchten Prozess.

Nach diesen Kriterien bewerten wir Ihre Prozesse

Die Gesamtbewertung zeigt, welche Abläufe sofort automatisiert werden können und wo zuerst organisatorische oder technische Voraussetzungen geschaffen werden müssen.

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Manueller Aufwand

Wie viel Arbeitszeit entsteht durch Bearbeitung, Suche, Rückfragen und Kontrollen?

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Prozesshäufigkeit

Wie oft wird der Prozess durchgeführt und wie viele Vorgänge entstehen?

✓

Standardisierbarkeit

Folgt der Ablauf klaren Regeln oder treten regelmäßig Sonderfälle auf?

!

Fehleranfälligkeit

Wo entstehen falsche Eingaben, fehlende Informationen oder Übertragungsfehler?

▦

Datenverfügbarkeit

Sind die benötigten Informationen vollständig und digital verfügbar?

⌘

Technische Machbarkeit

Können Programme, Datenbanken und Anwendungen zuverlässig verbunden werden?

€

Wirtschaftlicher Nutzen

Steht der erwartete Nutzen in einem sinnvollen Verhältnis zum Umsetzungsaufwand?

◇

Prozessrisiko

Welche Kontrollen, Freigaben und menschlichen Entscheidungen müssen erhalten bleiben?

Sie erhalten eine klare Entscheidung für jeden Prozess

Nach der Analyse wird sichtbar, wie mit dem jeweiligen Ablauf weitergegangen werden sollte.

Geeignet

Sofort automatisierbar

Der Prozess ist klar definiert, die Daten sind digital verfügbar und die Systeme können verbunden werden.

Vorbereitung

Zuerst digitalisieren

Informationen oder Arbeitsschritte müssen zunächst strukturiert digital erfasst werden.

Optimierung

Prozess zuerst vereinfachen

Der Ablauf enthält unnötige Schritte, unklare Zuständigkeiten oder zu viele Ausnahmen.

Testphase

Pilotprojekt empfohlen

Der Prozess eignet sich für einen abgegrenzten Test mit klaren und messbaren Zielen.

Zurückstellen

Derzeit nicht wirtschaftlich

Der mögliche Nutzen steht aktuell nicht im Verhältnis zum technischen oder organisatorischen Aufwand.

Keine pauschale Technologieempfehlung: Sie erhalten eine nachvollziehbare Priorisierung und einen klaren nächsten Schritt.

Prozesspotenzial besprechen

Typische Prozesse für Digi­tali­sierung und Auto­matisierung

Dokumenten­verarbeitung

Rechnungen, Angebote, Bestellungen, Liefer­scheine und Formulare können automatisch erfasst, zugeordnet, gespeichert und weitergeleitet werden.

Freigaben und Genehmigungen

Anträge und Dokumente werden strukturiert an die zuständigen Personen übermittelt. Erinnerungen, Eskalationen und Vertretungs­regeln können automatisch berücksichtigt werden.

Daten­übertragung zwischen Systemen

Informationen werden ohne manuelle Exporte und Mehrfach­eingaben zwischen ERP, CRM, Buchhaltung, Zeit­erfassung und weiteren Anwendungen übertragen.

E-Mail- und Anfrage­verarbeitung

Eingehende Nachrichten können kategorisiert, weitergeleitet und für die Bearbeitung vorbereitet werden.

Reporting und Auswertungen

Daten aus verschiedenen Quellen werden automatisch zusammengeführt und für Berichte, Kennzahlen oder Dashboards aufbereitet.

Produktions- und Logistik­prozesse

Maschinen, Sensoren, Robotik, Software und betriebliche Systeme werden zu durchgängigen Prozess­ketten verbunden.

So läuft ein Digi­talisierungs- und Auto­matisierungs­projekt ab

1. Erstgespräch und Zielklärung

Gemeinsam klären wir, welcher Prozess oder Unternehmens­bereich betrachtet werden soll.

Dabei besprechen wir bestehende Heraus­forderungen, eingesetzte Systeme, den manuellen Aufwand und die gewünschten Verbesserungen.

2. Ist-Prozess analysieren

Wir erfassen den tatsächlichen Ablauf sowie alle beteiligten Personen, Systeme, Daten und Zwischen­schritte.

Je nach Projekt nutzen wir Interviews, Workshops, Prozess­beobachtungen, Dokumenten­analysen und technische Prüfungen.

3. Potenziale bewerten und priorisieren

Wir bewerten Nutzen, Aufwand, Machbarkeit, Risiken und Auto­matisierungs­potenzial.

Anschließend wird festgelegt, welcher Prozess zuerst umgesetzt werden sollte.

4. Lösung entwickeln und umsetzen

Wir definieren den zukünftigen Soll-Prozess und legen fest:

• welche Schritte entfallen
• welche Tätigkeiten digitalisiert werden
• welche Abläufe automatisiert werden
• welche Systeme verbunden werden
• welche Kontrollen bestehen bleiben
• welche technische Lösung eingesetzt wird

Abhängig von der Aufgaben­stellung konfigurieren wir bestehende Software, entwickeln Schnittstellen, erstellen Workflows oder programmieren individuelle Anwendungen.

5. Testen, einführen und optimieren

Vor dem produktiven Einsatz testen wir typische Prozessfälle, Ausnahmen, Benutzerrollen, Schnittstellen und Freigaben.

Nach der Einführung überprüfen wir unter anderem:

• Bearbeitungszeit
• Anzahl manueller Schritte
• Fehlerhäufigkeit
• Durchlaufzeit
• Prozesskosten

Projekte aus der Praxis

Digitalisierung eines Bauunternehmens

Bei einem österreichischen Bauunternehmen wurden die Abläufe zwischen Baustelle, Büro, Planung und Verwaltung untersucht.

Das Projekt umfasste unter anderem:

• Prozess- und Systemanalyse
• Gespräche mit Mitarbeitenden
• Identifikation von Medienbrüchen
• Analyse bestehender Software
• Planung von Schnittstellen
• digitale Baustellendokumentation
• individuelle Softwareentwicklung
• Bewertung möglicher Automatisierungen

Projekt Bauunternehmen ansehen →

Digitalisierungs­konzept für ein Holzbau­unternehmen

Bei einem österreichischen Holzbauunternehmen wurden Prozesse aus Planung, Kalkulation, Materialwirtschaft, Fertigung und Montage analysiert.

Bestandteile des Projekts waren:

• Interviews und Workshops
• direkte Prozessbeobachtung
• Analyse bestehender Systeme
• Erfassung manueller Arbeitsschritte
• Bewertung einzelner Digitalisierungspotenziale
• Priorisierung möglicher Maßnahmen
• Entwicklung einer Umsetzungsroadmap

Projekt Holzbauunternehmen ansehen →

Automatisierung und KI im Maschinenbau

Bei einem Maschinenbauunternehmen wurden Automatisierungs- und KI-Anwendungen bewertet und erste technische Lösungen umgesetzt.

Dazu gehörten:

• Prozess- und Potenzialanalyse
• Bewertung einzelner Anwendungsfälle
• automatisierte Workflows
• API-Schnittstellen
• technische Architektur
• Verbindung von KI und bestehenden Systemen
• Datenschutz- und Sicherheitsbetrachtung

Projekt Maschinenbauunternehmen ansehen →

Warum Kompass für Digitalisierung und Prozess­auto­matisierung?

Beratung und Umsetzung aus einer Hand

Wir analysieren Prozesse nicht nur, sondern setzen passende Lösungen bei Bedarf auch technisch um.

Prozess statt Produkt

Wir starten nicht mit einem bestimmten Programm. Die technische Lösung wird anhand des konkreten Ablaufs ausgewählt.

Bestehende Systeme berücksichtigen

Vorhandene Software wird nach Möglichkeit weiterverwendet, optimiert und sinnvoll integriert.

Technologie­übergreifende Umsetzung

Je nach Prozess verbinden wir digitale Workflows, Schnittstellen, Software, KI, Robotik und Cobots.

Einbindung der Mitarbeitenden

Die Personen, die täglich mit dem Prozess arbeiten, werden frühzeitig in Analyse, Konzeption und Einführung eingebunden.

Digitalisierung mit technischer Umsetzung

Diese Leistung konzentriert sich auf die Analyse, Digitalisierung und Automatisierung operativer Geschäftsprozesse.

Im Mittelpunkt stehen konkrete Abläufe, manuelle Tätigkeiten, Datenflüsse, digitale Workflows, Schnittstellen, Software, KI und Robotik.

Für übergeordnete Themen wie Unternehmensstrategie, Organisationsentwicklung oder Geschäftsmodelle finden Sie weitere Informationen auf unserer Seite zur Unternehmensberatung.

Häufige Fragen zur Digitalisierung und Prozess­auto­matisierung

Welchen Prozess möchten Sie digitalisieren oder automatisieren?

In einem kostenlosen Erstgespräch betrachten wir Ihren konkreten Ablauf, identifizieren erste Digitalisierungspotenziale und klären, ob und wie eine wirtschaftlich sinnvolle Automatisierung umgesetzt werden kann.

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