Für ein österreichisches Unternehmen wurde künstliche Intelligenz in eine bestehende System- und Prozesslandschaft integriert.
Im Mittelpunkt stand nicht die Einführung einer zusätzlichen KI-Insellösung. Stattdessen sollten vorhandene Unternehmenssoftware, Datenquellen und Geschäftsprozesse weiterverwendet und gezielt um KI-gestützte Verarbeitung erweitert werden.
Die Herausforderung bestand vor allem darin, bestehende Systeme, Schnittstellen, Datenflüsse, klassische Automatisierung und künstliche Intelligenz zu einem durchgängigen Prozess zu verbinden.
Das Ergebnis ist eine erweiterbare technische Architektur, mit der KI-Funktionen schrittweise in bestehende Unternehmensprozesse integriert werden können.
Mehr zu unserer technischen Umsetzung finden Sie bei unseren KI-Lösungen für Unternehmen.
Das Projekt auf einen Blick
Unternehmen:
Anonymisiertes österreichisches Unternehmen
Projekt:
Integration künstlicher Intelligenz in bestehende Unternehmenssoftware und Geschäftsprozesse
Ziel:
Bestehende Systeme weiterverwenden und gezielt durch KI-gestützte Verarbeitung erweitern
Schwerpunkte:
KI-Systemintegration · Schnittstellen · Datenflüsse · Prozessautomatisierung · Workflows · Unternehmenssoftware
Technischer Ansatz:
Kombination aus bestehenden Anwendungen, Schnittstellen, klassischer Automatisierung, Softwarelogik und künstlicher Intelligenz
Umsetzung:
Schrittweise Integration eines klar abgegrenzten Geschäftsprozesses mit anschließender Erweiterungsmöglichkeit
Messbare Ergebnisse des Kundenprojekts
Die technische Lösung wurde nicht nur danach bewertet, ob die Integration funktioniert. Entscheidend war, welchen konkreten Nutzen sie im täglichen Geschäftsprozess erzeugt.
Im betrachteten Prozess konnten durch die Kombination aus KI, Automatisierung und Systemintegration folgende Ergebnisse erzielt werden:
- 4 bestehende Systeme beziehungsweise Datenquellen miteinander verbunden
- rund 850 Vorgänge pro Monat automatisiert oder KI-gestützt verarbeitet
- 76 % der Standardfälle können automatisiert für den nächsten Arbeitsschritt vorbereitet werden
- durchschnittliche Bearbeitungszeit von 14 auf 5 Minuten pro Vorgang reduziert
- rund 60 Arbeitsstunden Zeitersparnis pro Monat
- 6 wiederkehrende Prozessschritte automatisiert beziehungsweise technisch unterstützt
Neben der Zeitersparnis konnte insbesondere der manuelle Datenaustausch zwischen bestehenden Anwendungen reduziert werden.
Informationen werden automatisiert aus den benötigten Systemen übernommen, verarbeitet und anschließend wieder an die vorgesehenen Anwendungen beziehungsweise Geschäftsprozesse zurückgegeben.
Die entwickelte technische Architektur bildet außerdem die Grundlage dafür, künftig weitere Prozesse, Datenquellen und Unternehmenssysteme schrittweise zu integrieren.
Ausgangssituation: KI sollte bestehende Systeme ergänzen
Das Unternehmen verfügte bereits über digitale Anwendungen, bestehende Datenquellen und etablierte Geschäftsprozesse.
Die Herausforderung bestand deshalb nicht darin, eine vollständig neue Softwarelandschaft aufzubauen.
Stattdessen sollte geprüft werden, wie künstliche Intelligenz in die bestehende IT-Landschaft integriert werden kann, ohne funktionierende Anwendungen unnötig zu ersetzen.
Relevante Informationen lagen dabei nicht ausschließlich in einem einzigen System.
Daten und Informationen mussten aus unterschiedlichen Anwendungen übernommen, verarbeitet und anschließend für weitere Arbeitsschritte bereitgestellt werden.
Eine zusätzliche isolierte KI-Anwendung hätte dieses Problem nicht gelöst.
Deshalb wurde die KI von Beginn an als Bestandteil eines bestehenden Geschäftsprozesses betrachtet.
Ziel: KI direkt in bestehende Geschäftsprozesse integrieren
Zu Beginn wurde analysiert, welche Informationen für den jeweiligen Prozess tatsächlich benötigt werden, aus welchen Systemen diese stammen und was nach der Verarbeitung mit den Ergebnissen passieren muss.
Dabei ging es nicht nur um die Frage, welches KI-Modell eingesetzt werden kann.
Entscheidend war der gesamte Prozess:
- Welche bestehenden Systeme und Datenquellen werden benötigt?
- Welche Informationen müssen zwischen Anwendungen übertragen werden?
- Welche Schnittstellen stehen bereits zur Verfügung?
- Wo sind individuelle Integrationen notwendig?
- Welche Aufgaben können klassisch automatisiert werden?
- Wo bringt künstliche Intelligenz einen zusätzlichen Nutzen?
- Welche Ergebnisse müssen geprüft oder freigegeben werden?
- Wie werden verarbeitete Informationen wieder in bestehende Systeme zurückgeführt?
Auf dieser Grundlage entstand eine Architektur, bei der KI nicht neben der vorhandenen Unternehmenssoftware arbeitet.
Die KI übernimmt stattdessen eine klar definierte Aufgabe innerhalb eines bestehenden Geschäftsprozesses.
So funktioniert die KI-Systemintegration
1. Informationen aus bestehenden Systemen bereitstellen
Ein definierter Vorgang innerhalb des bestehenden Geschäftsprozesses löst die weitere Verarbeitung aus.
Die dafür benötigten Informationen werden aus den vorhandenen Unternehmenssystemen und Datenquellen übernommen.
Dabei erhält die KI nicht pauschal Zugriff auf die gesamte Systemlandschaft.
Es werden ausschließlich jene Informationen bereitgestellt, die für den jeweiligen Verarbeitungsschritt tatsächlich erforderlich sind.
2. Daten technisch aufbereiten
Bevor Informationen an eine KI-Komponente übergeben werden, werden sie technisch vorbereitet.
Strukturierte und eindeutig verarbeitbare Informationen können bereits mit klassischer Softwarelogik, Regeln oder automatisierten Workflows verarbeitet werden.
Dadurch muss künstliche Intelligenz nur für jene Aufgaben eingesetzt werden, bei denen sie tatsächlich einen zusätzlichen Nutzen bietet.
3. KI übernimmt interpretative Aufgaben
Künstliche Intelligenz kommt dort zum Einsatz, wo Informationen nicht ausschließlich anhand fixer Regeln verarbeitet werden können.
Das betrifft beispielsweise:
- die Interpretation unstrukturierter Texte
- die inhaltliche Verarbeitung von Dokumenten
- die Klassifikation von Informationen
- das Erkennen unterschiedlicher Formulierungen
- das Zusammenführen von Informationen aus mehreren Quellen
- die Aufbereitung von Inhalten für weitere Prozessschritte
Die KI wird damit nicht zum gesamten Prozess.
Sie übernimmt einen gezielt definierten Verarbeitungsschritt innerhalb eines größeren technischen Ablaufs.
4. Ergebnisse werden geprüft und validiert
KI-generierte Ergebnisse werden nicht in jedem Fall ungeprüft weiterverarbeitet.
Abhängig vom jeweiligen Prozess können technische Plausibilitätsprüfungen, Geschäftsregeln, Validierungen oder menschliche Freigaben eingesetzt werden.
Unsichere, unvollständige oder ungewöhnliche Fälle können dadurch gezielt zur manuellen Kontrolle weitergeleitet werden.
5. Ergebnisse werden an bestehende Systeme zurückgegeben
Nach der Verarbeitung beziehungsweise Freigabe werden die Ergebnisse an den bestehenden Geschäftsprozess oder die dafür vorgesehene Unternehmenssoftware zurückgegeben.
Dadurch entsteht ein durchgängiger Datenfluss:
Bestehendes Unternehmenssystem
↓
Benötigte Informationen über Schnittstelle bereitstellen
↓
Daten technisch aufbereiten
↓
KI-gestützte Verarbeitung
↓
Ergebnis prüfen oder validieren
↓
Information an bestehenden Prozess oder Unternehmenssystem zurückgeben
Mitarbeiter müssen Informationen dadurch nicht unnötig manuell zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen.
Warum nicht der gesamte Prozess mit KI umgesetzt wurde
Eine wichtige Erkenntnis des Projekts war, dass nicht jeder Prozessschritt durch künstliche Intelligenz besser wird.
Für klar strukturierte und vorhersehbare Aufgaben sind klassische Softwarelogik, Regeln und Schnittstellen häufig zuverlässiger, transparenter und wirtschaftlicher.
Künstliche Intelligenz wurde deshalb gezielt für jene Schritte eingesetzt, bei denen Informationen interpretiert, klassifiziert oder flexibel verarbeitet werden müssen.
Eindeutige Datenübertragungen, Statusänderungen, fest definierte Prüfungen, Berechnungen und andere deterministische Aufgaben können weiterhin über klassische Softwarelogik und Automatisierung abgewickelt werden.
Der technische Mehrwert entsteht damit aus dem Zusammenspiel verschiedener Technologien.
Nicht aus dem Versuch, möglichst viele Prozessschritte mit KI umzusetzen.
Bestehende Unternehmenssoftware über Schnittstellen anbinden
Ein wesentlicher Bestandteil des Projekts war die Verbindung mit der vorhandenen Systemlandschaft.
Bestehende Anwendungen mussten dafür nicht vollständig ersetzt werden.
Vorhandene technische Schnittstellen wurden genutzt und dort ergänzt, wo zusätzliche Integrationen erforderlich waren.
Je nach bestehender Infrastruktur können dafür beispielsweise APIs, Datenbankverbindungen, Webhooks, Workflow-Systeme oder individuell entwickelte Schnittstellen eingesetzt werden.
Dadurch können Informationen aus vorhandenen Anwendungen für automatisierte und KI-gestützte Verarbeitungsschritte bereitgestellt werden.
Die Ergebnisse können anschließend wieder an die benötigten Unternehmenssysteme zurückgegeben werden.
Gerade bei gewachsenen IT-Landschaften ist diese Vorgehensweise häufig sinnvoller als der Aufbau einer vollständig neuen Softwareplattform.
Wenn vorhandene Standardschnittstellen nicht ausreichen, können notwendige Verbindungen im Rahmen einer individuellen Softwareentwicklung umgesetzt werden.
Keine zusätzliche KI-Insellösung
Viele Unternehmen arbeiten bereits mit mehreren Anwendungen und Systemen.
Eine zusätzliche KI-Oberfläche bringt nur begrenzten Nutzen, wenn Mitarbeiter Informationen anschließend wieder manuell aus anderen Anwendungen übernehmen oder KI-Ergebnisse von Hand zurückübertragen müssen.
Deshalb wurde die KI möglichst direkt dort in den Prozess eingebunden, wo Daten entstehen oder Ergebnisse weiterverarbeitet werden.
Die bestehende Unternehmenssoftware bleibt grundsätzlich erhalten.
KI ergänzt ausgewählte Prozessschritte im Hintergrund und wird über definierte Datenflüsse und Schnittstellen mit den vorhandenen Anwendungen verbunden.
Dadurch entsteht keine zusätzliche isolierte KI-Anwendung.
Stattdessen wird die vorhandene IT- und Prozesslandschaft gezielt um KI-Funktionen erweitert.
KI und Prozessautomatisierung miteinander verbinden
Der Nutzen einer KI-Integration entsteht häufig erst dann, wenn die technische Umsetzung nicht bei einem einzelnen KI-Aufruf endet.
Informationen müssen aus bestehenden Anwendungen übernommen, verarbeitet, geprüft und anschließend für den nächsten Arbeitsschritt bereitgestellt werden.
Deshalb wurde die KI mit automatisierten Workflows und bestehenden Geschäftsprozessen verbunden.
Klare und vorhersehbare Aufgaben können dabei über klassische Automatisierung, Softwarelogik und Regeln abgewickelt werden.
KI kommt dort zum Einsatz, wo flexible Interpretation erforderlich ist.
Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess aus:
Unternehmenssoftware + Schnittstellen + Automatisierung + KI + Validierung
Mehr zu diesem Ansatz finden Sie unter Digitalisierung und Prozessautomatisierung.
Berechtigungen, Datenschutz und kontrollierte Verarbeitung
Bei einer KI-Systemintegration müssen neben der technischen Funktion auch Datenzugriffe und Berechtigungen berücksichtigt werden.
Eine KI-Lösung benötigt nicht automatisch Zugriff auf sämtliche Unternehmensinformationen.
Stattdessen wird definiert:
- welche Daten für den jeweiligen Verarbeitungsschritt notwendig sind
- aus welcher Quelle diese Informationen stammen
- welche Systeme darauf zugreifen dürfen
- welche Benutzer- und Rollenrechte gelten
- welche Lese- und Schreibberechtigungen erforderlich sind
- ob Daten lokal, hybrid oder cloudbasiert verarbeitet werden
- welche Verarbeitungsschritte protokolliert werden
- wann eine menschliche Kontrolle oder Freigabe notwendig ist
Dadurch können Datenzugriffe auf jene Informationen begrenzt werden, die für den konkreten Prozess tatsächlich erforderlich sind.
Je nach Einsatzgebiet müssen außerdem datenschutzrechtliche Anforderungen sowie mögliche Anforderungen des EU AI Act berücksichtigt werden.
Weitere Informationen finden Sie unter EU AI Act für Unternehmen.
Schrittweise Umsetzung statt Komplettumbau
Die Einführung künstlicher Intelligenz muss nicht bedeuten, dass die gesamte bestehende IT-Landschaft gleichzeitig verändert wird.
Im Projekt wurde deshalb zunächst ein klar abgegrenzter Prozess betrachtet und technisch umgesetzt.
Dadurch konnten unter realistischen Bedingungen unter anderem folgende Punkte geprüft werden:
- Datenzugriff
- Schnittstellen
- Qualität der KI-Ergebnisse
- notwendige Validierungen
- Fehlerfälle
- Berechtigungen
- tatsächlicher Nutzen im Arbeitsalltag
- technischer Betriebsaufwand
Erst auf dieser Grundlage kann entschieden werden, welche weiteren Prozesse, Datenquellen oder Systeme sinnvoll ergänzt werden.
Dieser Ansatz reduziert technische Risiken und ermöglicht es, eine KI-Lösung gemeinsam mit den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens weiterzuentwickeln.
Der entscheidende technische Unterschied
Der Mehrwert des Projekts entstand nicht allein durch den Einsatz eines bestimmten KI-Modells.
Entscheidend war die Verbindung von:
Prozessverständnis
bestehender Unternehmenssoftware
Daten und Schnittstellen
klassischer Automatisierung
künstlicher Intelligenz
Validierung und menschlicher Kontrolle
Die KI übernimmt dabei genau jene Aufgaben, für die flexible Interpretation notwendig ist.
Klassische Softwarelogik übernimmt jene Aufgaben, bei denen ein eindeutiges und vorhersehbares Verhalten erforderlich ist.
Schnittstellen sorgen dafür, dass beide Ansätze mit den bestehenden Unternehmenssystemen verbunden werden.
Dadurch entsteht eine kontrollierbare technische Architektur, anstatt einen gesamten Geschäftsprozess von einem einzelnen KI-Modell abhängig zu machen.
Ergebnis der KI-Systemintegration
Durch das Projekt entstand eine technische Grundlage, mit der künstliche Intelligenz in bestehende Unternehmensprozesse eingebunden werden kann, ohne funktionierende Anwendungen unnötig zu ersetzen.
Bestehende Systeme und Datenquellen wurden über definierte Schnittstellen mit automatisierten und KI-gestützten Verarbeitungsschritten verbunden.
Informationen können dadurch gezielt übernommen, verarbeitet, geprüft und anschließend kontrolliert an bestehende Prozesse beziehungsweise Anwendungen zurückgegeben werden.
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit konnte dabei von 14 auf 5 Minuten pro Vorgang reduziert werden.
Rund 850 Vorgänge pro Monat werden automatisiert oder KI-gestützt verarbeitet.
76 % der Standardfälle können automatisiert für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden.
Durch die Automatisierung und technische Unterstützung von 6 wiederkehrenden Prozessschritten ergibt sich eine Zeitersparnis von rund 60 Arbeitsstunden pro Monat.
Gleichzeitig wurden 4 bestehende Systeme beziehungsweise Datenquellen miteinander verbunden, ohne die vorhandene Softwarelandschaft vollständig ersetzen zu müssen.
Die entwickelte Architektur kann künftig schrittweise um zusätzliche Prozesse, Datenquellen, Anwendungen und KI-Funktionen erweitert werden.
Was Unternehmen aus diesem Projekt mitnehmen können
Erfolgreiche KI-Projekte beginnen nicht zwangsläufig mit der Einführung einer neuen KI-Plattform.
Gerade in Unternehmen mit bestehenden Softwarelösungen kann es sinnvoller sein, zunächst zu prüfen:
- Welche Systeme sind bereits vorhanden?
- Wo liegen die benötigten Daten?
- Wo entstehen heute manuelle Arbeitsschritte?
- Welche Prozesse können klassisch automatisiert werden?
- An welchen Stellen bringt KI tatsächlich einen zusätzlichen Nutzen?
- Wie können Ergebnisse wieder in bestehende Systeme zurückgeführt werden?
Entscheidend ist nicht, möglichst viel künstliche Intelligenz einzusetzen.
Entscheidend ist, bestehende Software, Schnittstellen, Automatisierung und KI so miteinander zu verbinden, dass ein messbarer Nutzen im Geschäftsprozess entsteht.
KI-Systemintegration für Unternehmen in Österreich
Kompass Consulting & Software GmbH unterstützt Unternehmen dabei, künstliche Intelligenz nicht nur zu testen, sondern technisch in bestehende Systeme und Geschäftsprozesse zu integrieren.
Das reicht von der Analyse bestehender Prozesse und Datenquellen über die technische Konzeption und Schnittstellenentwicklung bis zur Umsetzung produktiver KI- und Automatisierungslösungen.
Bestehende Unternehmenssoftware muss dafür nicht automatisch ersetzt werden.
Wir analysieren, welche Systeme weiterverwendet werden können, welche Schnittstellen notwendig sind und an welchen Stellen klassische Automatisierung oder künstliche Intelligenz den größten Nutzen bringt.
Weitere Informationen finden Sie bei unseren KI-Lösungen für Unternehmen.
KI in bestehende Systeme integrieren?
Wir unterstützen bei der Integration von KI in bestehende Unternehmenssoftware, Datenquellen und Geschäftsprozesse – von der technischen Konzeption über Schnittstellen bis zur produktiven Umsetzung.
KI-Integration unverbindlich besprechenWeitere Informationen zur Einführung und zum Einsatz von künstlicher Intelligenz in Unternehmen finden Sie auch bei der Wirtschaftskammer Österreich (WKO).
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